الانتقال إلى المحتوى

جهات الاتصال

حوّل العلاقات القانونية من أسماء متفرقة إلى شبكة عمل واضحة

يتعامل مكتب المحاماة مع موكلين وخصوم وخبراء ومترجمين وشهود وجهات رسمية وممثلين عن الشركات. وعندما تكون بيانات هؤلاء الأطراف موزعة بين الهواتف والبريد والملفات، يصبح الوصول إلى المعلومة بطيئًا وقد يحدث تضارب أو نقص في بيانات طرف مهم.

تجعل وحدة جهات الاتصال في لوماكس كل طرف مرتبط بعمل المكتب جزءًا من قاعدة بيانات منظمة، مع ربطه بالقضايا والتوكيلات والاستشارات والمستندات ذات الصلة. كما تدعم قابلية التكامل مع مزودي الرسائل النصية والبريد الإلكتروني المعتمدين ضمن نطاق المشروع، مع قوالب وصلاحيات وسجل إرسال يحافظ على سرية معلومات الموكلين.

ما الذي تعرضه / تديره الوحدة؟

  • بيانات الأفراد والشركات والجهات الحكومية والخاصة.
  • تصنيف الطرف: موكل، خصم، ممثل موكل، ممثل خصم، خبير، مترجم، مستشار أو جهة رسمية.
  • بيانات التواصل والعناوين والمعلومات المهنية.
  • القضايا والملفات والاستشارات المرتبطة بكل جهة.
  • سجل التعاملات والتحديثات المرتبطة بالطرف.
  • أرقام وقنوات التواصل المعتمدة من الموكل.
  • قوالب الرسائل وسجل الإرسال عند تفعيل التكامل.
  • تفضيلات التواصل ومستوى السرية المناسب لكل رسالة.

الأسئلة التي تجيب عليها الوحدة

  • من الأطراف المرتبطون بكل قضية أو ملف؟
  • ما الملفات التي تخص هذا الموكل أو الطرف؟
  • هل توجد علاقة سابقة مع الخصم أو الخبير أو الجهة؟
  • هل بيانات الاتصال مكتملة ومحدثة؟
  • ما قناة التواصل المعتمدة مع الموكل؟
  • ما الرسائل أو التحديثات التي تم إرسالها ومتى؟

كيف تساعد إدارة الشؤون القانونية وفريق العمل؟

تملك سجلًا موحدًا للعلاقات القانونية والمهنية للمكتب.

يصل سريعًا إلى بيانات الأطراف وسياق علاقتهم بالملف.

يحدّث البيانات ويضمن اكتمالها وفق الصلاحيات.

يعرف من يجب التواصل معه ومتى وبأي سياق قانوني.

القيمة والعائد التشغيلي

  • تقليل تكرار إدخال البيانات وتضاربها.
  • تسريع الوصول إلى الأطراف المرتبطة بالقضايا.
  • تحسين جودة التواصل الداخلي والخارجي.
  • بناء ذاكرة مؤسسية لعلاقات المكتب القانونية.
  • تنظيم الرسائل المرسلة للموكلين مع الحفاظ على السرية.
  • التنبيه لتعارض المصالح

وحدة جهات الاتصال ليست دفتر عناوين؛ بل قاعدة علاقات قانونية تربط كل طرف بالملف والمسؤول والسياق المهني الصحيح.