الانتقال إلى المحتوى

وحدة إدارة الملفات

اجعل كل مستند قانوني محفوظًا داخل سياقه الصحيح وقابلًا للوصول وفق الصلاحيات.

تشمل ملفات البنك عقودًا ومذكرات وأحكامًا ومراسلات وتوكيلات وشيكات وتقارير. ومع تعدد النسخ ومواقع الحفظ، يصبح تحديد النسخة الصحيحة واسترجاع المستند تحديًا وقد يصل المستخدم إلى معلومات لا تدخل ضمن صلاحياته.

توفر الوحدة بنية مجلدات وملفات رقمية مرتبطة بالسجلات القانونية، وتدعم رفع المستندات وتصنيفها والبحث عنها وإجراء العمليات المسموح بها وفق الصلاحيات.

ما الذي تعرضه / تديره الوحدة؟

  • إنشاء المجلدات والتصنيفات القانونية.
  • رفع الملفات وربطها بالسجلات.
  • البحث حسب الاسم والنوع والتاريخ والسياق.
  • النسخ والإصدارات عند توفر إدارة الإصدارات.
  • النقل وإعادة التصنيف وفق الصلاحية.
  • صلاحيات الوصول وسجل النشاط حسب المتاح.

الأسئلة التي تجيب عليها الوحدة

  • أين يوجد المستند؟
  • ما النسخة النهائية؟
  • هل الملف مكتمل؟
  • من أضاف أو عدل المستند؟
  • من يملك صلاحية الوصول؟

كيف تساعد إدارة الشؤون القانونية وفريق العمل؟

تصل إلى المستندات من خلال السجل المرتبط.

يراجع المستندات ضمن الصلاحية.

ينظم المجلدات ويرفع الملفات.

تدعم سياسات الوصول والنسخ الاحتياطي وفق النطاق.

القيمة والعائد التشغيلي

  • خفض وقت البحث.
  • تقليل فقدان الملفات أو استخدام نسخة خاطئة.
  • رفع جاهزية الملفات للتدقيق والجلسات.
  • تعزيز حماية المعلومات بالصلاحيات.
  • ربط المستند بالسياق القانوني.
  • بناء ذاكرة قانونية رقمية.

إدارة الملفات في لوماكس ليست تخزينًا عامًا؛ بل ذاكرة قانونية تربط المستند بملفه وصلاحياته وتاريخه.